#33 - Mai 2026

Das überarbeitete Klärungsmanagement — Timeline, strukturierte Antwortprüfung, Reason-Dokumentation und Reporting.

Receivables

Das neue Klärungsmanagement

Klärungen und ihre Automatisierung über Workflows gibt es in Bilendo bereits. Mit diesem Release überarbeiten wir vor allem die Arbeitsoberfläche und das Zusammenarbeitsmodell: Eine Klärung wird jetzt als durchgehende Timeline geführt, Antworten werden strukturiert geprüft, und jede Klärung zeigt klar, welcher Schritt als Nächstes ansteht und wer dafür zuständig ist. Ergänzt wird das durch die Dokumentation des Grunds, warum ein Posten offen ist, ein entsprechendes Reporting sowie mehrere Optimierungen in den Workflows.

Was ist neu

Klärungs-Timeline

Jede Klärung hat eine chronologische Timeline, die alle Ereignisse in einem Verlauf bündelt: Antworten, Eskalationen, gesendete Mahnungen, Mahnstopps, Zahlungen und hinzugezogene Belege. Das Modell orientiert sich an einem Pull Request auf GitHub — die gesamte Klärung ist als nachvollziehbarer Verlauf lesbar, statt über mehrere Ansichten verteilt zu sein.

Antworten akzeptieren und ablehnen

Antworten auf eine Klärung werden nun strukturiert geprüft: Der Reporter kann eine eingereichte Antwort akzeptieren oder ablehnen. Beim Ablehnen geht die nächste Aktion zurück an den Empfänger der Klärung, sodass jederzeit klar ist, ob ein Klärungsgrund bestätigt wurde oder noch offen ist.

Konflikt-Lösung

Reichen mehrere Beteiligte gleichzeitig eine Antwort ein, entsteht ein definierter Zustand „widersprüchliche Antworten". Der Reporter löst ihn auf, indem er eine Antwort akzeptiert und die übrigen ablehnt — so bleibt am Ende genau ein bestätigter Grund stehen.

„Nächste Aktion" und „Nächste Aktion für"

Jede aktive Klärung zeigt eine einzelne, hervorgehobene nächste Aktion — das Eine, das als Nächstes passieren sollte (z. B. Antwort ausstehend, Antwortprüfung ausstehend, Klärung lösen) — sowie, für wen diese Aktion ansteht. Das macht die Priorisierung der Inbox unmittelbar sichtbar.

Kommentare

Zu jeder Klärung gibt es einen internen Kommentar-Thread für die Abstimmung im Team — getrennt von den Antworten an den Kunden.

Pull-in verknüpfter Belege

Weitere offene Belege eines Kunden lassen sich direkt in die Klärung hineinziehen (Pull-in), sodass zusammengehörige Positionen gemeinsam bearbeitet werden können, statt einzeln nachverfolgt zu werden.

Dokumentation des Grunds (Reason) & Reporting

Für jede Klärung wird der Grund dokumentiert, warum ein Posten offen ist — als akzeptierte Antwort (Reason). Auf dieser neuen Reason setzt ein eigenes Reporting auf: Auswertungen zeigen, welche Gründe das Klärungsaufkommen dominieren, mit Anzahl und Betrag je Grund.

Optimierungen in den Workflows

Die bestehenden Workflows wurden an mehreren Stellen erweitert, unter anderem:

• UND/ODER-Verknüpfung bei der Abgrenzung, welche Positionen ein Workflow erfasst (z. B. Differenzgründe und Belegart-Regeln kombiniert oder alternativ).

• Dynamische Manager-Rollen als Empfänger einer Klärung — Zuständigkeiten und Eskalationsziele können aus Team- bzw. Bereichsleitung abgeleitet werden, statt fest hinterlegt zu sein.

Was das für Ihr Team bedeutet

Für Finance- und Accounts-Receivable-Teams liegt der Gewinn in Nachvollziehbarkeit und Priorisierung: Eine Klärung ist als vollständige Timeline lesbar, die „nächste Aktion" zeigt ohne Suchen, was zu tun ist und von wem, und die strukturierte Prüfung von Antworten samt Konflikt-Lösung sorgt für ein eindeutiges Ergebnis. Die dokumentierte Reason macht darüber hinaus erstmals systematisch auswertbar, warum Forderungen offen sind — eine Grundlage für gezielte Prozessverbesserungen.

Weiterführende Informationen

Eine ausführliche Anleitung finden Sie im Usage Guide: Klärungsmanagement. Technische Details zum Release stehen im Release Plan: Clarification Management 2.0.

Gesperrte Posten direkt im Mahnentwurf einsehen

Mahnentwürfe enthalten ab sofort einen neuen Reiter, der alle Journaleinträge des Kunden auflistet, die aktuell durch eine aktive Mahnsperre blockiert sind.

• Wichtig: Dieser Reiter wird nur in Entwürfen angezeigt, um Ihnen bei der Prüfung zu helfen. Sobald die Mahnung versendet wurde, verschwindet er, um die finale Ansicht übersichtlich zu halten.

• Die Anzeige passt sich automatisch an: Sie filtert entweder nach der spezifischen Mahngruppe der Mahnung oder greift auf die Vorlagen auf Unternehmensebene zurück, falls keine Gruppe definiert ist.

Ihr Vorteil: Kein Rätselraten mehr bei der Mahnprüfung! Mitarbeiter in der Debitorenbuchhaltung sehen ab sofort das komplette Bild auf einen Blick: nicht nur, was in der Mahnung enthalten ist, sondern auch, was ausgeschlossen wurde und warum. Das erleichtert die Vollständigkeitsprüfung enorm und liefert Ihnen wertvolle Argumente für professionelle Klärungsgespräche mit Ihren Kunden.

Interface Vorlagen: Maßgeschneiderte Reiter-Reihenfolge nach Benutzerrollen

Wir legen den Grundstein für eine noch flexiblere Benutzeroberfläche: Ab sofort finden Administratoren in den Unternehmenseinstellungen den neuen Bereich „Interface Vorlagen“.

• Rollenbasierte Standards: Admins können hier eine Standard-Reihenfolge der Reiter (Tabs) auf der Kundendetailseite festlegen – individuell angepasst an die jeweilige Benutzerrolle.

• Feste Vorgaben möglich (Enforcement Toggle): Über einen Schalter lässt sich die Reihenfolge für das Team fixieren. Ist dieser aktiv, sehen Endnutzer den Hinweis „Die Reiter-Reihenfolge wird von Ihrem Administrator verwaltet“ und das Interface bleibt einheitlich.

• Nahtloser Übergang: Für bestehende Accounts wurde automatisch eine Vorlage mit den aktuellen Einstellungen erstellt. Der Sperrschalter ist standardmäßig deaktiviert – für Ihre Endnutzer ändert sich also erst einmal nichts, bis Sie es aktiv wünschen.

Ihr Vorteil: Einheitliche Prozesse und schnelleres Onboarding. Admins können die User Experience (UX) für ihre Teams standardisieren. Neue Mitarbeiter starten sofort mit der perfekten, vom Unternehmen bevorzugten Ansicht, anstatt sich durch generische Standard-Layouts klicken zu müssen.

crystal_ball Ausblick – Das kommt als Nächstes bei den Interface Templates: Die maßgeschneiderte Reiter-Reihenfolge ist erst der Anfang. Freuen Sie sich schon jetzt auf die nächsten Anpassungsmöglichkeiten:

• Anpassbare Listenansichten

• Eine komplett anpassbare Kunden-Seitenleiste

• Zentrale Benachrichtigungseinstellungen

• Individuelle Berichte direkt auf der Startseite

Weitere Informationen hierzu finden Sie hier.

Kollegen direkt per @-Erwähnungen in Kommentaren erwähnen

Die interne Abstimmung wird jetzt noch einfacher: Ab sofort können Sie Kolleginnen und Kollegen mithilfe von @-Erwähnungen direkt in den Kommentaren zu Kunden, Belegen, Aufträgen, Limit Vorschlägen und Klärungsfällen erwähnen.

• Direkte Benachrichtigung: Erwähnte Nutzer erhalten sofort eine In-App-Benachrichtigung mit einem Deep-Link, der sie direkt zum entsprechenden Kommentar führt.

• Optionale E-Mail-Updates: Wer zusätzlich per E-Mail informiert werden möchte, kann dies ganz einfach über ein Kontrollkästchen in den eigenen Benutzereinstellungen (Benachrichtigungen) aktivieren.

• Intelligenter Datenschutz: Die Auswahlliste ist rechtebasiert gefiltert. Es werden nur Kollegen vorgeschlagen, die auch tatsächlich Leserechte für das jeweilige Objekt besitzen.

• Keine doppelten Benachrichtigungen: Wenn Sie einen Kommentar nachträglich bearbeiten und speichern, sorgt eine integrierte Logik dafür, dass bereits erwähnte Personen nicht noch einmal benachrichtigt werden.

Ihr Vorteil: Schluss mit dem Hin-und-Her-Schreiben über externe Kanäle! Teams können Kolleginnen und Kollegen jetzt genau dort auf ein Problem oder eine Frage aufmerksam machen, wo sie auftritt – direkt im Kontext des Kunden oder Falls in Bilendo. Das verkürzt Feedbackschleifen drastisch und hält die gesamte Historie an einem zentralen Ort fest.

Weitere Informationen hierzu finden Sie hier.

Format-Hinweise je nach Versandkanal

Wir haben den Upload-Prozess für Dokumente transparenter gestaltet, indem das System nun dynamische Hinweise passend zum gewählten Versandkanal anzeigt:

• Postversand: Direkt unter dem Upload-Bereich erscheint ab sofort ein klarer Hinweis, dass für den physischen Druck ausschließlich PDFs im DIN-A4-Format akzeptiert werden.

• E-Mail-Versand: Hier bleibt alles flexibel – es werden weiterhin alle gängigen Dateitypen ohne Einschränkungsmeldung akzeptiert.

• Kombinierter Versand: Sind beide Kanäle gleichzeitig aktiv, ordnet die Benutzeroberfläche die erlaubten Formate unmissverständlich dem jeweiligen Kanal zu. So wird sofort klar, warum eine Datei beispielsweise für den E-Mail-Versand gültig ist, aber nicht für den Postweg.

  

Risk

Status-Label direkt in der Kundenübersicht

Ab sofort sehen Sie in der Kundenübersicht direkt neben der Kundennummer ein neues Label, sobald eine oder mehrere Anfragen zur Kreditdeckung den Status „offen“ haben. Das Beste daran: Wenn Sie mit der Maus über das Label fahren (Hover), zeigt Ihnen ein Tooltip sofort an, bei welchem Anbieter die Anfrage aktuell aussteht.

Ihr Vorteil: Kein langes Suchen mehr! Kreditmanager und Vertriebsteams sehen offene Deckungsanfragen jetzt auf einen Blick, ohne in Untermenüs navigieren zu müssen. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass keine kritische Anfrage mehr übersehen wird.

Neuer Risiko Alert: X Tage vor Ablauf von Sicherheiten

Wir haben unser Warnsystem für Kreditsicherheiten erweitert: Neben der bestehenden Meldung „Sicherheit abgelaufen“ gibt es ab sofort einen zweiten, proaktiven Risiko-Alert: „Sicherheit läuft in X Tagen ab“.

Ihr Vorteil: Agieren statt reagieren! Kreditmanager erhalten jetzt rechtzeitig eine Vorwarnung, bevor eine Sicherheit offiziell abläuft – und nicht erst, wenn es bereits zu spät ist. Das verschafft Ihren Teams das nötige Zeitfenster, um Deckungslücken proaktiv zu schließen und das Risiko nahtlos zu minimieren.

Neuer Risiko-Alert: Einstellbarer Schwellenwert für ablaufende Kreditlimits

Wir haben das Benachrichtigungssystem für Kreditlimits flexibler gestaltet: Die bisher starre Warnung „Kreditlimit läuft in 7 Tagen ab“ ist ab sofort vollständig konfigurierbar. Sie können den Schwellenwert nun auf jede beliebige Anzahl von Tagen festlegen.

• Sicherer Übergang: Bei der Umstellung wurden alle bestehenden Accounts automatisch mit dem bisherigen Standardwert von 7 Tagen migriert. Für Ihre Endnutzer ändert sich also erst einmal nichts, bis Sie den Wert aktiv anpassen.

• Einfache Verwaltung: Die Anpassung erfolgt ganz unkompliziert direkt in den Risiko-Alert-Einstellungen Ihrer Kreditrichtlinien.

Ihr Vorteil: Das System passt sich Ihren Prozessen an – nicht umgekehrt. Jedes Unternehmen arbeitet nach eigenen Zeitplänen: Während dem einen Team eine Vorwarnzeit von 7 Tagen genügt, benötigt ein anderes vielleicht 14 oder 30 Tage.

Neuer Filter nach Geschäftsbereichen

Die Übersicht Ihrer Risiko-Alerts verfügt ab sofort über einen neuen Filter für Geschäftsbereiche.

• Komfortable Suche: Der Filter unterstützt eine Multi-Select-Auswahl inklusive Suchfunktion. Er deckt alle in Ihrer Organisationsstruktur hinterlegten Geschäftsbereiche ab.

• Nahtlos kombiniert: Die neue Option lässt sich flexibel mit allen bestehenden Filtern (wie z. B. dem Status) kombinieren, um die Ansicht exakt einzugrenzen.

Ihr Vorteil: Kein langes Suchen mehr in globalen Listen! Unternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen oder regionalen Strukturen können ihre Risiko-Meldungen jetzt gezielt filtern. Das spart wertvolle Zeit, da Teams genau die Alerts im Blick behalten können, die für ihren spezifischen Bereich relevant sind – ohne manuelles Filtern oder langes Scrollen.

Neue Risiko-Integration: Coface ICON

Ab sofort ist Bilendo mit Coface ICON integriert. Damit stehen Ihnen vier leistungsstarke Wirtschaftsauskunfts-Produkte direkt in der Plattform zur Verfügung: URBA360, Full Report, Snapshot Report und Score Report.

• Einfache Einrichtung: Admins können die Verknüpfung ganz einfach unter Einstellungen → Risiko-Integration → Hinzufügen → Coface ICON via Benutzername, Passwort und API-Key aktivieren.

• Zentrale Produktsteuerung: Sie behalten die Kontrolle. Nutzer mit Admin-Rechten können unternehmensweit festlegen, welche der vier Coface-Produkte für Abfragen freigeschaltet sind.

• Flexibler Abruf: Mitarbeiter können die Reports direkt im Kunden entweder über den Reiter „Risikomanagement“ oder über den Pfad Optionen → Kreditdeckung anfragen anstoßen.

Ihr Vorteil: Keine Systemwechsel mehr! Kreditmanager können wertvolle Coface-Bonitätsdaten abrufen, ohne Bilendo verlassen zu müssen. Dank des automatischen Monitorings werden Ihre Teams bei geschäftskritischen Änderungen (wie Score-Einbrüchen oder Limit-Änderungen) sofort alarmiert und können proaktiv handeln.

Weitere Informationen hierzu finden Sie hier.

Lückenlose Risikokontrolle: Ablehnungen von Kreditlimit-Vorschlägen durch alle Freigabeberechtigten möglich

Wir haben die Flexibilität und Sicherheit in Ihren Freigabeprozessen optimiert: Ab sofort kann jeder Nutzer, der Teil einer Freigaberichtlinie (Approval Policy) ist, eine Ablehnung für einen Kreditlimit-Vorschlag einleiten – nicht mehr nur der primär für diesen Schritt zugewiesene Genehmiger.

Ihr Vorteil: Maximale Sicherheit im Workflow. Dieses Update schließt eine Lücke in den Genehmigungsprozessen: Wenn ein Teammitglied aus der Freigaberichtlinie einen unpassenden oder riskanten Limit-Vorschlag entdeckt, kann diese Person ab sofort sofort und direkt handeln, anstatt darauf warten zu müssen, dass der zugewiesene Prüfer die Ablehnung vornimmt. Das beschleunigt die Risikominimierung im Team.

Getrennte Ansicht für Sicherheiten und Kreditdeckungen

Wir haben die Benutzeroberfläche aufgeräumt: Ab sofort werden Sicherheiten (Securities) und Kreditdeckungen (Credit Covers) in zwei separaten Bereichen angezeigt, anstatt wie bisher unter einem gemeinsamen Block „Sicherheiten“ zusammengefasst zu werden.

• Wo greift die Änderung? Die neue Aufteilung finden Sie sowohl in der Seitenleiste der Kundendetails als auch auf der Detailseite für Kreditlimit-Vorschläge.

• Keine Datenänderung: Es handelt sich hierbei um eine reine visuelle Umstrukturierung der Oberfläche – an Ihren Daten und Verträgen ändert sich absolut nichts.

Ihr Vorteil: Sofortige Klarheit beim ersten Blick. Durch die optische Trennung sehen Ihre Teams auf Anhieb den Unterschied zwischen hinterlegten Sicherheiten und aktiven Kreditdeckungen, ohne erst mühsam in die einzelnen Einträge klicken zu müssen. Das spart wertvolle Sekunden bei der Risikobewertung und verhindert Missverständnisse während des Freigabeprozesses.

Optimierte Kreditlimit-Historie: Flexibler Wechsel zwischen Liste und Grafik

Das Pop-up-Fenster für die Kreditlimit-Historie wurde übersichtlicher gestaltet und verfügt ab sofort über zwei separate Reiter: „Liste“ und „Grafik“.

• Schneller Standard: Die Listenansicht ist als Standard hinterlegt und öffnet sich automatisch beim Aufrufen der Historie.

• Kein Scrollen mehr: Jeder Reiter zeigt ausschließlich die dafür relevanten Inhalte. Das bedeutet: Sie müssen nicht mehr an der Grafik vorbei scrollen, um zu den einzelnen Protokolleinträgen zu gelangen.

Ihr Vorteil: Mehr Effizienz im Detail. Wenn Sie lediglich ein bestimmtes Protokoll oder das exakte Änderungsdatum eines Limits nachschlagen möchten, sind die Rohdaten jetzt sofort und ohne Ablenkung im Blick. Wer stattdessen den visuellen Verlauf bevorzugt, wechselt mit nur einem Klick auf den Grafik-Reiter. Das sorgt für eine sauberere Oberfläche und spart Klicks im Alltag.

Änderungshistorie für Kreditanträge

Wir führen eine vollständige Audit-Historie für Kreditanträge ein: Ab sofort erzeugt jede Anpassung an den Feldern eines Kreditantrags automatisch eine neue, versionierte Momentaufnahme (V1, V2, ...) inklusive Benutzername und Zeitstempel.

• Neuer Header-Bereich: Direkt im Kopfbereich des Kreditantrags sehen Sie jetzt ein Versions-Badge sowie eine neue Schaltfläche „Historie“.

• Visueller Vorher-Nachher-Vergleich: Das neue Pop-up-Fenster zur Änderungshistorie zeigt Ihnen eine übersichtliche Timeline aller Versionen mit einem farblich hervorgehobenen Vergleich: Orange für geänderte Zeilen, rot und durchgestrichen für gelöschte Werte und grün für neue Werte.

• Direkter Einblick: Der Name der Person, die die aktuelle Version eingereicht hat, ist ab sofort direkt in der Hauptansicht sichtbar.

• Zentralisiertes Protokoll: Dieses detaillierte Änderungsprotokoll lässt sich zusätzlich auch über die allgemeine Kreditlimit-Historie einsehen.

Ihr Vorteil: Volle Transparenz und Revisionssicherheit im Freigabeprozess. Genehmiger (Approver) müssen nicht mehr rätseln, wer wann welche Daten angepasst hat – selbst wenn ein Antrag durch mehrere Hände gegangen ist. Mit dem visuellen Farb-Vergleich sehen Sie auf einen Blick exakt, was sich verändert hat, was die Entscheidungsfindung beschleunigt und Absprachen überflüssig macht.

Visuelles Highlight für Kommentare bei Kreditsperren

Wir haben das Kommentarfeld bei Kreditsperren optisch optimiert: Ab sofort färbt sich das Feld blau, sobald ein Kommentar hinterlegt wurde.

Ihr Vorteil: Kein Übersehen von kritischen Details mehr! Bisher ging der Kontext zu einer Kreditsperre im Alltagstrubel manchmal unter, weil nicht sofort ersichtlich war, ob ein Kollege oder eine Kollegin eine Notiz hinterlassen hatte. Durch das blaue Highlight sieht Ihr Team ab sofort beim ersten Hinsehen, dass wichtiger Kontext oder eine Begründung zur Kreditsperre existiert. Das verhindert Missverständnisse und beschleunigt die interne Abstimmung.

Euler ID ab sofort für Allianz Trade verfügbar

Wir haben die Abfrageprozesse für Allianz Trade weiter optimiert: Ab sofort steht Ihnen die Euler ID als offizielle Identifikationsoption im entsprechenden Auswahlfenster zur Verfügung.

• Vollständig integriert: Die neue Option kann sowohl für den Prozess „Kreditdeckung anfragen“ (Request Credit Cover) als auch für „Bonitätsauskunft anfragen“ (Request Credit Information) genutzt werden.

• Direkt einsatzbereit: Die Euler ID reiht sich nahtlos neben den bestehenden Identifikationsmethoden (wie den klassischen Stammdaten) ein.

  

Neuer „Jetzt synchronisieren“-Button für Kreditdeckungen

Wir haben die manuelle Aktualisierung erweitert: Ab sofort steht Ihnen der „Jetzt synchronisieren“-Button auch für Kreditdeckungen (Credit Covers) zur Verfügung.

• Erweitertes Feature: Diese Funktion gab es bereits für Bonitätsauskünfte – nun haben wir sie auf die Kreditdeckungen ausgeweitet.

• Updates auf Abruf: Nutzer können den Datenabgleich mit den Anbietern ab sofort jederzeit manuell anstoßen, ohne auf den nächsten automatischen Synchronisationszyklus warten zu müssen.

Neuer Kommentar-Reiter für Kreditlimit-Vorschläge

Wir bringen die Zusammenarbeit direkt an den Vorgang: Auf der Detailseite für Kreditlimit-Vorschläge steht Ihnen ab sofort ab dem ersten Freigabeschritt (direkt nach der Validierung) ein neuer „Kommentar“-Reiter zur Verfügung.

• Gewohnte Bedienung: Sie können dort wie gewohnt Kommentare verfassen, auf Beiträge antworten und strukturierte Diskussionsfäden nutzen.

• Gezielter Kontext: Die Diskussionen sind exakt auf den jeweiligen Limit-Vorschlag beschränkt. Das bedeutet: Sie bleiben rein intern beim Vorgang und sind nicht auf der allgemeinen Kunden Seite sichtbar.

• Teamwork inklusive: Die kürzlich eingeführten @-Erwähnen funktionieren hier natürlich ebenfalls – Sie können Kolleginnen und Kollegen also direkt im Text markieren.