Versand von Mahnungen

Mahnungen erstellen, prüfen und planmäßig an Kunden versenden.

Mahnungen automatisch, nach den von Ihnen festgelegten Kriterien, zu erstellen ist fester Bestandteil eines jeden Bilendo-Accounts. Dieser Artikel soll Ihnen den Versand der durch Bilendo vorgeschlagenen Mahnungen näher bringen. Zu Anpassungen an der Konfiguration kontaktieren Sie bitte Ihren internen Bilendo-Ansprechpartner.

Grundsätzlich können Mahnungen manuell oder automatisch versendet werden. Manuell zu versendende Mahnungen finden Sie im Bereich ‘Manueller Versand’, analog hierzu die Mahnungen, die ohne Einschreiten automatisch durch Bilendo versendet werden, unter ‘Automatischer Versand’.

Welche Mahnungen wann versendet werden sollen, können Sie in der Vorschau des jeweiligen Zeitraums einsehen.

Den eigentlichen Versand der Mahnung können Sie ganz individuell in der Mahnvorschau vornehmen:

• Automatischer Versand
  Mahnungen im Bereich ‘Automatischer Versand’ werden zur angezeigten Uhrzeit durch Bilendo verschickt. Hier ist kein Eingreifen von Ihnen notwendig (außer Sie möchten den Versand aufhalten).

• Manueller Versand
  Wenn Sie eine bestimmte Mahnung vor dem Versenden überprüfen/bearbeiten wollen, können Sie dies jederzeit in der Mahnvorschau machen:

  

Schnellzugriff auf Belege
Eine Vorschau, welche Belege auf der Mahnung aufgeführt sind, können Sie über das Icon auf der Listenansicht erreichen. Mit diesem Schnellzugriff müssen Sie die Mahnvorschau nicht verlassen und können die Mahnung anschließend über das Optionen-Menü auf der rechten Seite versenden.

Mahnung überprüfen oder bearbeiten

• Suchen Sie in der Übersicht nach der gewünschten Mahnung

• Klicken Sie auf “Bearbeiten”

• Überprüfen Sie die Details der Mahnung und passen Sie diese an

Mahnung einzeln versenden

• Suchen Sie in der Übersicht nach der gewünschten Mahnung

• Stellen Sie sicher, dass beide Versandarten (E-Mail und Post) deaktiviert sind

• Klicken Sie neben “Bearbeiten” auf den kleinen Pfeil

• Mit “Manuell versenden” wird die Mahnung heruntergeladen und als versendet markiert

  

Schnellvorschau

Ermöglicht eine schnelle Bearbeitung der Mahnungen. Nach Auswahl der gewünschten Mahnungen und Aktivieren der Schnellvorschau können Sie in einer Art Diashow jede einzelne Mahnung einsehen und entscheiden, ob diese versendet oder übersprungen werden soll.

• Navigieren Sie in die gewünschte Übersicht der Mahnvorschau

• Wählen Sie die gewünschten Mahnungen aus

• Klicken Sie oberhalb der Listenansicht unter “Optionen” auf “Schnellvorschau”

• Ausgewählte Mahnungen können in einem Popup-Fenster kontrolliert und anschließend entweder versendet, zurückgestellt oder übersprungen werden

  

Versand mehrerer Mahnungen

• Navigieren Sie in die gewünschte Übersicht der Mahnvorschau

• Wählen Sie die zu versendenden Mahnungen aus

• Klicken Sie oben unter “Optionen” auf “Versenden”

• Im Anschluss werden alle ausgewählten Mahnungen automatisch verschickt

Die Mahnvorschau enthält nicht nur Funktionen zum Versand der Mahnungen. Ebenfalls ist es möglich, Mahnungen zurückzustellen oder zu archivieren. Das Zurückstellen verschiebt die ausgewählte Mahnung auf das von Ihnen definierte Datum (mehr Informationen im Artikel). Ein Archivieren einer bereits versendeten Mahnung macht diese Mahnung rückgängig und führt dazu, dass, falls zutreffend, ein neuer Mahnentwurf aus den aktuellen Daten erstellt wird (weiter Informationen hier).