Der Lebenszyklus einer Klärung
Diese Seite begleitet eine einzelne Klärung durch ihr gesamtes Leben. Jeder Schritt kann manuell von einem Nutzer oder automatisch von einem Workflow au…
Diese Seite begleitet eine einzelne Klärung durch ihr gesamtes Leben. Jeder Schritt kann manuell von einem Nutzer oder automatisch von einem Workflow ausgeführt werden.
1. Anlegen
Eine Klärungsgruppe wird entweder manuell eröffnet (ein Nutzer wählt einen Kunden und die zu klärenden Belege/Abzüge) oder automatisch (der Auto-Start eines Workflows greift — siehe Auto-Start & Auslösung). Pro Position entsteht eine Klärung. Das System leitet Reporter und Bearbeiter aus den Workflow-Einstellungen ab, setzt die Fälligkeit, setzt ggf. einen Mahnstopp auf den Beleg, vergibt Klärungsnummern und setzt — bei Abzügen — den Abzug auf in Klärung. Die Klärung startet aktiv mit der nächsten Aktion Antwort ausstehend.
2. Beantworten
Der Bearbeiter (oder jeder Beteiligte) reicht eine Antwort ein: einen gewählten Grund, optional eine Freitext-Nachricht und Anhänge. Die nächste Aktion wird zu Antwortprüfung ausstehend. Reichen mehrere Personen eine Antwort ein, bevor eine geprüft wurde, wird sie zu Widersprüchliche Antworten lösen.
Tipp: Eine Antwort lässt sich auf alle übrigen Klärungen derselben Gruppe gleichzeitig anwenden („diese Antwort für alle Positionen verwenden").
3. Prüfen (akzeptieren / ablehnen / Konflikte lösen)
Der Reporter prüft jede eingereichte Antwort und akzeptiert oder lehnt sie ab.
Akzeptieren — sobald eine Antwort akzeptiert ist, wird die nächste Aktion zu Klärung lösen. Hat der Workflow Schließen bei akzeptierter Antwort, wird die Klärung automatisch gelöst.
Ablehnen — die Antwort wird als abgelehnt markiert, und die nächste Aktion geht an den Empfänger der Klärung zurück: Sie steht wieder auf Antwort ausstehend, sodass der Bearbeiter eine neue Antwort liefern muss. Das Ablehnen kann optional im selben Schritt eine manuelle Eskalation auslösen.
Konflikte lösen — bei mehreren offenen Antworten akzeptiert der Reporter eine und lehnt die anderen ab, lehnt alle ab, oder lehnt alle ab und fügt eine neue Antwort hinzu.
4. Eskalation (optional, jederzeit während aktiv)
Bleibt eine Klärung liegen, kann sie eskalieren — manuell oder automatisch entsprechend den Eskalationsstufen des Workflows. Die Eskalationsstufe wandert die Kette hinauf: Teamleitung → Team → Bereichsleitung → feste Person. Eskalationsempfänger werden benachrichtigt und beginnen, die Klärung zu beobachten. Eine Eskalation lässt sich auch wieder entfernen (de-eskalieren). Siehe Auto-Eskalation & Eskalationsstufen.
5. Lösen
Die Klärung wird gelöst — manuell (einzeln oder als Sammelaktion) oder automatisch (Auto-Close). Beim Lösen:
wird der Status gelöst, Löser und Zeitpunkt werden festgehalten,
wird eine bestehende Eskalation aufgehoben,
wird eine noch auf Prüfung wartende Antwort abgelaufen,
wird der Status des verknüpften Belegs/des Abzugs aktualisiert (ein Abzug ohne verbleibende aktive Klärungen wird geklärt),
laufen konfigurierte After-Effects (z. B. Mahnstopp entfernen/behalten, an Inkasso übergeben).
Beim Lösen kann der Nutzer wählen: nur lösen, lösen mit Restart-Datum, lösen mit After-Effects, eine neue Antwort hinzufügen und sofort akzeptieren, oder (bei Abzügen) die Abzugslösung ablehnen.
6. Restart (optionaler Zyklus)
Eine gelöste Klärung kann sich wieder öffnen — manuell oder automatisch, wenn der Workflow Auto-Restart hat und die Bedingungen weiterhin gelten (z. B. der Beleg ist bei einer konfigurierten Mahnstufe noch offen und die maximale Restart-Anzahl ist nicht erreicht). Beim Restart wird die Klärung wieder aktiv, der Restart-Zähler erhöht sich, und — je nach Einstellung — werden Leitungsebenen oder bestimmte Personen hinzugezogen und benachrichtigt. Da Antworten an eine Restart-Runde gebunden sind, zählen Antworten der vorherigen Runde nicht mehr als „aktuell". Siehe Auto-Restart.
7. Schließen
Schließen ist ein Konzept auf Ebene der Klärungsgruppe. Wenn alle Klärungen einer Gruppe gelöst/geschlossen sind (oder Bedingungen wie bezahlte Positionen schließen / an Inkasso übergeben / Schwelle erreicht erfüllt sind), wird die Klärungsgruppe geschlossen. Das Schließen führt die vor/nach Schließen-After-Effects des Workflows aus (z. B. Mahnstopp aufheben).
Status-Kurzreferenz
| Objekt | Status |
|---|---|
| Klärungsgruppe | aktiv · geschlossen |
| Klärung | aktiv · gelöst |
| Antwort | eingereicht · akzeptiert · abgelehnt · abgelaufen |
Gründe für das Schließen
Eine gelöste/geschlossene Klärung hält fest, warum: manuell, bezahlte Positionen geschlossen, bei akzeptierter Antwort geschlossen, an Inkasso übergeben oder Schwelle erreicht. Diese Gründe erscheinen in Exporten und Reports.