Antworten und Entscheiden für eine ganze Gruppe

Gehören mehrere Klärungen zum selben Vorgang, lassen sich Antwort, Prüfung, Abschluss und Neustart für die ganze Gruppe in einem Schritt erledigen. Diese Seite beschreibt, wo der Umfangs-Schalter erscheint, was er genau bewirkt und wo seine Grenzen liegen.

Diese Seite richtet sich an alle, die Klärungen beantworten, prüfen und abschließen. Sie beschreibt die Gruppen-Aktionen im Klärungsmanagement: eine Antwort für mehrere Klärungen, das Auflösen widersprüchlicher Antworten, Schließen und Wiedereröffnen im Gruppen-Umfang sowie die Verwaltung der Beteiligten.

Wann erscheinen die Gruppen-Optionen?

Eine Gruppe entsteht, wenn zu einem Vorgang mehrere Klärungen gehören — typischerweise ein Abzug oder ein Lieferstreit, der mehrere Rechnungen betrifft. Jede Klärung der Gruppe bleibt dabei ein eigener Vorgang: eigener Status, eigene Frist, eigener Bearbeiter.

Nur wenn eine Klärung solche Geschwister hat, erscheinen die hier beschriebenen Umfangs-Schalter. Bei einer einzeln stehenden Klärung ändert sich nichts an Ihrer gewohnten Arbeitsweise.

Ihre Rechte gelten unverändert. Eine Gruppen-Aktion fasst nur Klärungen an, die Sie auch einzeln bearbeiten dürften. Was übersprungen wurde, nennt Ihnen die Rückmeldung danach im Klartext.

Eine Antwort für die ganze Gruppe

Über dem Antwortformular steht die Frage „Antwort gilt für“ mit zwei Möglichkeiten: Dieser Beleg und Ganze Gruppe. Die zweite nennt in Klammern, wie viele weitere Klärungen betroffen wären.

Wählen Sie Ganze Gruppe, zeigt Ihnen ein Hinweis, um welche Gruppe es geht und wie viele Klärungen die Antwort erhalten. Darunter stehen die betroffenen Positionen mit Nummer, Journaleintrag und Betrag — Sie sehen also vor dem Absenden genau, was Sie beantworten.

Das Formular füllen Sie danach einmal aus: ein Grund, die optionalen Zusatzangaben und Ihr Text. Beim Absenden erhält jede betroffene Klärung dieselbe Antwort.

Im Detail passiert dabei Folgendes:

Bereits eingereichte oder akzeptierte Antworten der übrigen Klärungen werden abgelehnt — sonst stünden zwei widersprüchliche Antworten nebeneinander.
Für jede betroffene Klärung wird Ihre Antwort angelegt und sofort akzeptiert.
Schlägt eine Klärung fehl oder fehlt Ihnen dort das Recht, wird nichts halb gespeichert: der Vorgang bricht ab und nennt die Klärung, an der es lag.

Widersprüchliche Antworten auflösen

Wurden in einer Gruppe unterschiedliche Antworten eingereicht, entscheiden Sie zuerst, wie weit Ihre Entscheidung reichen soll. Dafür gibt es drei Modi:

Modus	Wirkung
Dieser Beleg	Nur die geöffnete Klärung wird entschieden. Die übrige Gruppe bleibt unberührt.
Ganze Gruppe	Ihre Entscheidung wird auf jede Klärung der Gruppe übertragen.
Position für Position	Jede Klärung der Gruppe wird einzeln entschieden — in einer Tabelle untereinander.

Position für Position

Dieser Modus listet die Gruppe nach Lage sortiert auf, damit Gleichartiges beieinandersteht:

Konflikt — inhaltsgleiche Antworten: mehrere Antworten stehen zur Auswahl.
Bereits akzeptiert, nicht geschlossen: die Antwort steht, der Abschluss fehlt.
Einzelne Antwort zur Prüfung: genau eine Antwort wartet auf Ihr Urteil.
Noch keine Antwort: hier ist nichts zu entscheiden, die Klärung wartet auf den Empfänger.

Je Zeile wählen Sie Annehmen, Ablehnen oder Keine Entscheidung — die letzte Möglichkeit lässt die Klärung bewusst offen, statt sie mitzuentscheiden. Eine einmal getroffene Wahl können Sie wieder auf neutral zurücksetzen, solange Sie nicht angewendet haben.

Antworten mit identischem Inhalt werden als solche gekennzeichnet: meist sind das zwei getrennte Einreichungen derselben Aussage und keine echte Alternative.

Bevor geschrieben wird, fasst der Bereich „Sie wenden diese Entscheidungen an“ zusammen, was gleich passiert. Erst der Knopf darunter schreibt.

Pro Durchgang werden 25 Klärungen zur Entscheidung angeboten; weitere erscheinen, sobald Sie diesen Stapel angewendet haben. Geladen werden höchstens 200 Mitglieder einer Gruppe.

Alle ablehnen und direkt neu beantworten

Passt keine der eingereichten Antworten, lehnen Sie in einem Schritt alle ab und geben gleich die richtige Antwort vor. Die abgelehnten Klärungen gelten danach wieder als unbeantwortet und erscheinen in den entsprechenden Ansichten und Filtern.

Schließen mit Gruppen-Umfang

Ist eine Antwort akzeptiert und steht keine weitere Antwort mehr aus, meldet die Klärung „Bereit zum Schließen“. Die Karte trägt denselben Umfangs-Schalter: Dieser Beleg oder Ganze Gruppe mit der Anzahl dahinter.

Der Knopf nennt, was er tut — etwa „4 Klärungen schließen“. Klärungen, die Sie nicht schließen dürfen, werden übersprungen und in der Rückmeldung gezählt.

Wiedereröffnen mit Gruppen-Umfang

Für den Neustart einer geschlossenen Klärung gilt derselbe Schalter. Wiedereröffnet wird eine Klärung nur, wenn alle drei Bedingungen erfüllt sind:

Sie ist geschlossen.
Ihr Neustart-Limit ist noch nicht erreicht.
Der zugehörige Beleg ist noch offen — ein ausgeglichener Posten hat nichts mehr zu klären.

Anders als beim Antworten ist der Gruppen-Neustart keine gemeinsame Transaktion: jede Klärung startet für sich, mit ihren eigenen Ereignissen, Webhooks und Mahnstopp-Folgen. Was nicht neu gestartet werden konnte, wird einzeln gemeldet; das Übrige bleibt gestartet.

Beteiligte einer Klärung verwalten

Wer an einer Klärung mitwirkt, wird als Beteiligter geführt — wer geantwortet, geprüft, kommentiert, eskaliert, wiedereröffnet oder eine Datei angehängt hat. Über Beteiligte verwalten sehen Sie die Liste und können einzelne Personen wieder entfernen.

Melder und Bearbeiter lassen sich nicht entfernen — sie sind über ihre Rolle beteiligt und kämen sofort zurück.
Das Entfernen gilt nur für diese eine Klärung, nicht für die übrigen Klärungen der Gruppe.
Jede Entfernung wird in der Aktivität der Klärung protokolliert; das Hinzufügen bleibt still, sonst wäre die Zeitleiste voll davon.

Weitere Belege dieser Gruppe

Die Belegkarte einer Klärung zeigt aufklappbar „Weitere Belege dieser Gruppe“ — Sie sehen die übrigen Positionen, ohne die Ansicht zu wechseln.

Wenn etwas nicht geht

Meldung	Bedeutung
Eine Klärung wurde übersprungen, weil Sie sie nicht schließen dürfen.	Ihr Datenzugriff deckt diese Klärung nicht ab. Der Rest der Aktion wurde ausgeführt.
Die Antwort von … wurde zwischenzeitlich von jemand anderem entschieden.	Jemand war schneller. Es wurde nichts geändert — Seite neu laden und erneut entscheiden.
Diese Klärung kann nicht mehr neu gestartet werden.	Sie wurde bereits neu gestartet, hat ihr Limit erreicht, oder der Beleg ist nicht mehr offen.