Mahnsperren
Mahnsperren für Kunden oder Posten setzen, prüfen und gezielt aufheben.
Neben dem Erstellen und Versenden von Mahnungen bietet Bilendo auch zahlreiche Funktionen, um Ihre verschiedenen Mahnstopps zu verwalten. Spezifische Belegarten oder Kunden können grundsätzlich aus dem Mahnlauf exkludiert werden. Ein temporärer Mahnstopp ist auch jederzeit möglich.
Kunden und Belege können von Ihnen mit einem Mahnstopp (terminiert oder nicht terminiert) versehen werden, wodurch diese automatisch vom Mahnwesen ausgenommen werden. Jeder Mahnstopp trägt dabei einen Mahnsperrgrund, der festhält, warum die Sperre besteht.
Folgende Mahnstopps können in Bilendo verwaltet werden:
Mahnstopp auf Kundenebene:
Mit diesem Mahnstopp können Sie für alle Belege eines Kunden einen Mahnstopp aktivieren.
Mahnstopp auf Belegebene:
Mit diesem Mahnstopp können Sie für nur einen einzelnen Beleg einen Mahnstopp einrichten.
Mahnsperrgründe
Ein Mahnsperrgrund beschreibt, warum ein Kunde oder Beleg nicht gemahnt wird, zum Beispiel „Ratenzahlung vereinbart" oder „Rechtsstreit". Er entspricht der Mahnsperre in Ihrem ERP-System und besteht aus einem Code und einer Beschreibung. So gibt der Mahnsperrgrund allen Kolleginnen und Kollegen den Kontext zu einem Mahnstopp.
Manuelle Mahnsperrgründe wählen Sie selbst aus, wenn Sie in Bilendo einen Mahnstopp setzen.
Externe Mahnsperrgründe kommen per Datenimport aus Ihrem ERP-System. Sie werden angezeigt, können in Bilendo aber weder geändert noch entfernt werden. Liefert ein späterer Import den Grund nicht mehr, wird der Mahnstopp automatisch aufgehoben.
Die Liste der Mahnsperrgründe gilt je System und getrennt für Kunden und Belege. Sie wird von Ihrem Bilendo-Ansprechpartner eingerichtet. Gibt es nur einen manuellen Mahnsperrgrund, ist dieser beim Setzen eines Mahnstopps immer automatisch vorausgewählt. Ein Mahnsperrgrund auf einem Kunden gilt nicht automatisch für dessen Belege.
Mahnstopp für einen Kunden verwalten
Öffnen Sie unter Data Hub › Kunden den gewünschten Kunden
Klicken Sie unter „Optionen" auf „Mahnstopp verwalten"
Wählen Sie unter „Manueller Mahnsperrgrund" den passenden Grund aus
Legen Sie bei Bedarf ein „Ablaufdatum" fest, um einen temporären Mahnstopp zu setzen. Ohne Datum bleibt der Mahnstopp bestehen, bis Sie ihn entfernen
Bestätigen Sie die Änderung mit „Speichern"
Um den Grund zu wechseln, wählen Sie einfach einen anderen Grund aus und speichern; der Mahnstopp muss dafür nicht erst entfernt werden. Mit „Manuellen Mahnstopp entfernen" heben Sie den manuellen Mahnstopp auf.
Mahnstopp für einzelnen Beleg verwalten
Öffnen Sie unter Data Hub › Belege den gewünschten Beleg
Klicken Sie bei „Mahnstopp" auf „Bearbeiten"
Konfigurieren Sie wie oben beschrieben den Mahnstopp
Mahnstopp für mehrere Belege gleichzeitig setzen
Öffnen Sie unter Data Hub › Kunden den gewünschten Kunden und wechseln Sie zu seinen Belegen
Markieren Sie die gewünschten Belege
Wählen Sie unter „Optionen" „Manuellen Mahnstopp hinzufügen" aus
Wählen Sie einen Mahnsperrgrund und optional ein Ablaufdatum
Die ausgewählten Belege müssen zum selben System gehören, da jedes System seine eigenen Mahnsperrgründe hat.
Mahnsperrgründe finden, filtern und exportieren
In den Listen unter Data Hub › Kunden und Data Hub › Belege können Sie die Spalte „Mahnsperrgrund" einblenden.
Mit dem Filter „Mahnsperrgrund" finden Sie alle Kunden oder Belege mit einem bestimmten Grund, „Mit Mahnsperrgrund" oder „Ohne Mahnsperrgrund".
Im Export stehen die Beschreibung des Mahnsperrgrunds sowie zwei Code-Felder zur Verfügung: eines für den Code des manuellen und eines für den Code des importierten Mahnsperrgrunds. So können in Bilendo gesetzte Gründe gezielt in Ihr ERP-System zurückgespielt werden.
Die Mahnstopp-Historie im Dialog „Mahnstopp verwalten" zeigt zu jedem Eintrag den Grund. Wechselt ein Grund, wird der alte Eintrag beendet und ein neuer begonnen.
Auch beim Abschließen einer Klärung, in Klärungs-Workflows mit der Folge „Mahnstopp hinzufügen" und bei Zahlungsversprechen wählen Sie einen Mahnsperrgrund.
Hinweis/e:
Der manuell gesetzte Mahnstopp auf Kunden- und Beleg-Ebene wird durch automatisch gesetzte Mahnstopps ergänzt. Ein automatischer Mahnstopp kann gesetzt werden, wenn sich der Beleg in einer offenen Klärung befindet oder dieser während des Datenimports hinterlegt wurde. Grundlage hierfür kann einerseits die Belegart sein und andererseits ein übermittelter Differenzgrund oder Mahnsperrgrund. Handelt es sich hierbei um extern gesetzte Mahnstopps, können diese nicht durch den Benutzer entfernt werden. Nur ein manuell von einem Benutzer gesetzter Mahnstopp kann auch von einem solchen wieder aufgehoben werden. Die Verwaltung von extern und automatisch gesetzten Mahnstopps durch das System können im Artikel zur Mahnstopp-Konfiguration oder mit dem internen Bilendo-Ansprechpartner besprochen werden.
Häufige Fragen
Kann ich eigene Mahnsperrgründe anlegen?
Die Liste wird gemeinsam mit Ihrem Bilendo-Ansprechpartner eingerichtet und angepasst, am besten passend zu den Mahnsperrgründen in Ihrem ERP-System.
Kann ich einen Kommentar zum Mahnstopp hinterlegen?
Der Mahnsperrgrund ersetzt den Freitext: Er ist für alle gleich lesbar, filterbar und mit seinem Code in Ihr ERP-System exportierbar.