Auto-Start & Auslösung

Auto-Start lässt einen Workflow Klärungen automatisch öffnen. Täglich läuft die Routine über jeden aktiven Auto-Start-Workflow, findet die berechtigten …

Auto-Start lässt einen Workflow Klärungen automatisch öffnen. Täglich läuft die Routine über jeden aktiven Auto-Start-Workflow, findet die berechtigten Belege oder Abzüge und erstellt eine Klärungsgruppe (mit einer Klärung je Position), gruppiert nach Kunde.

Voraussetzungen

Ein Workflow startet nur automatisch, wenn Aktiv und Auto-Start beide an sind. Auto-Start erfordert außerdem eine Reporter-Quelle, eine Bearbeiter-Quelle und eine Antwortvorlage, plus (je nach Thema) die Berechtigungs-Eingaben unten.

Die Berechtigungs-Pipeline

Eine Position muss alle folgenden Filter passieren, um eine Klärung auszulösen.

1. Grundzustand

• Belege: der Beleg muss offen (nicht ausgeglichen) sein.

• Abzüge: der Abzug muss offen sein.

2. Themen-Scope

• Belege: der Beleg muss zu den Differenzgründen und/oder Belegart-Regeln des Workflows passen. Sind beide gesetzt, entscheidet der Scope-Operator, ob beide passen müssen (UND) oder eines genügt (ODER).

• Abzüge: der Abzug muss einem der Abzugstypen des Workflows entsprechen.

3. Organisatorischer Scope

Falls gesetzt, müssen Bereich, Geschäftsbereich, Vertriebseinheit der Position und die Kundengruppe des Kunden passen (oder der Workflow ist auf ohne Kundengruppe gesetzt).

4. Custom-Field-Scope

Bildet der Workflow Custom Fields ab (auf Beleg oder Kunde), müssen die Werte der Position passen.

5. Startstufe & Schwelle (Belege)

Die Startstufe plus Schwelle (Tage) des Workflows entscheiden, wann ein Beleg auslöst:

6. Auto-Prevent (optionale Leitplanken)

Ist Auto-Prevent an, werden Positionen zusätzlich ausgeschlossen durch:

• Betragsgrenzen — Min/Max auf den gewählten Betragsquellen: Abzugsbetrag, Belegbetrag, offener Belegbetrag, Geschäftsbereichs-Saldo, Kundensaldo. Werden Kunden- und Geschäftsbereichsquelle zusammen genutzt, steuert der Operator (UND/ODER) die Kombination.

• Mahnstopp — wenn „Mahnstopp verhindert Erstellung" an ist, werden Belege/Kunden mit bestehendem Mahnstopp übersprungen.

7. Bestehende Klärungen & Dublettenschutz

• Ein Beleg mit bereits aktiver Klärung aus demselben Workflow (heute erstellt) wird übersprungen.

• Mit Auto-Prevent können weitere Regeln eine Position überspringen, wenn: eine aktive manuelle Klärung existiert, eine Klärung heute gelöst und erstellt wurde, oder irgendeine offene Klärung existiert (über Workflows hinweg).

Nicht-Werktage

Ist heute ein Feiertag / Nicht-Werktag (nach Unternehmensland) und der Workflow nicht auf an Feiertagen auslösen gesetzt, werden berechtigte Positionen nicht sofort erstellt — stattdessen wird ein Scheduler für den nächsten Werktag angelegt, und die Klärungen entstehen dann.

Fehlersuche: „Warum hat diese Position (keine) Klärung bekommen?"

Arbeiten Sie die Pipeline der Reihe nach ab — Grundzustand → Themen-Scope → Org-Scope → Custom Fields → Startstufe/Schwelle → Auto-Prevent → bestehende/Dublette. Die häufigsten Ursachen: Die Position ist heute nicht an der konfigurierten Stufe/Schwelle, sie liegt außerhalb eines Scopes, eine Auto-Prevent-Betragsgrenze schließt sie aus, oder eine bestehende Klärung deckt sie bereits ab.

Wichtige Einstellungen