Klärungs-Workflows (Automatisierung)
Ein Workflow ist die Automatisierungsvorlage hinter den Klärungen. Er wird im Klärungs-Modul unter Klärungen → Workflows konfiguriert und setzt die Bere…
Ein Workflow ist die Automatisierungsvorlage hinter den Klärungen. Er wird im Klärungs-Modul unter Klärungen → Workflows konfiguriert und setzt die Berechtigung Klärungs-Workflows voraus. Diese Seite gibt den Überblick; jeder Automatisierungsbereich hat eine eigene Unterseite.
Was ein Workflow steuert
| Bereich | Schalter | Unterseite |
|---|---|---|
| Klärungen automatisch öffnen | Auto-Start | Auto-Start & Auslösung |
| Liegengebliebene Klärungen hochstufen | Auto-Eskalation | Auto-Eskalation & Eskalationsstufen |
| Gelöste Klärungen wieder öffnen | Auto-Restart | Auto-Restart |
| Klärungsgruppen automatisch schließen | Auto-Close | Auto-Close |
| Folgeaktionen ausführen (Mahnstopp, Inkasso) | After-Effects | After-Effects |
Ein Workflow, bei dem keiner dieser Schalter aktiv ist, kann trotzdem für manuelle Klärungen gewählt werden — er liefert dann Reporter/Bearbeiter, Antwortvorlage und Fälligkeit.
Kern-Einstellungen jedes Workflows
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Name | Der Titel des Workflows (eindeutig je Unternehmen). |
| Beschreibung | Ein Freitext zum Zweck des Workflows. Nur intern; ohne Wirkung auf das Verhalten. |
| Aktiv | Ob der Workflow überhaupt läuft. Inaktive Workflows starten nie automatisch. |
| Thema | Ob der Workflow für Belege oder Abzüge/Belastungen gilt. Wird beim Anlegen gewählt und ist danach nicht mehr änderbar; die Wahl erscheint nur, wenn das Unternehmen den Abzugs-Service nutzt — sonst fest auf Belege. |
| An Feiertagen auslösen | Wenn aktiv, laufen automatische Erstellung, Eskalation und Restart auch an Wochenenden/Feiertagen. Wenn aus (Standard), werden solche Aktionen auf den nächsten Werktag verschoben. |
| Reporter-Quelle | Woher der Reporter kommt: ein fester Nutzer, der Klärungs-Reporter des Geschäftsbereichs, oder — bei aktivierten User-Context-Links — eine User-Context-Rolle (Kontakt je Kunde / Buchungskreis). |
| Bearbeiter-Quelle | Woher der Bearbeiter kommt: der Positions-Owner (oder keiner / fester Fallback), ein fester Nutzer, keiner, die Bereichsleitung, die Teamleitung, oder eine User-Context-Rolle. |
| Antwortvorlage | Der Standardsatz an Gründen + Nachricht + Fälligkeitstage, den neue Klärungen erben (siehe Gründe & Antwortvorlagen). |
| Löst Mahnstopp aus | Ob Klärungen aus diesem Workflow einen Mahnstopp auf den Beleg setzen. |
Abgrenzung (welche Positionen ein Workflow erfasst)
Ein Workflow kann auf bestimmte Bereiche, Geschäftsbereiche, Vertriebseinheiten, Kundengruppen (oder ausdrücklich ohne Kundengruppe), Custom-Field-Werte und — je nach Thema — Differenzgründe / Belegart-Regeln (Belege) oder Abzugstypen (Abzüge) begrenzt werden. Nur passende Positionen sind für Auto-Start berechtigt. Details unter Auto-Start & Auslösung.
Sichtbarkeit im Debitoren-Cockpit (Pull-Scope)
Unabhängig von der Automatisierung steuern zwei Einstellungen, was ein Bearbeiter im Tab Debitoren-Cockpit einer Klärung sieht — also welche weiteren offenen Belege des Kunden sichtbar sind (und in die Klärung gezogen werden können).
Pull-Scope („Beleginformationen im Debitoren-Cockpit begrenzen"):
| Option | Welche offenen Belege des Kunden gezeigt werden |
|---|---|
| Alle anzeigen | Alle offenen Belege, die der Bearbeiter sehen darf (Standard). |
| Nach Bereich | Nur Belege im Bereich der Klärung. |
| Nach Geschäftsbereich | Nur Belege im Geschäftsbereich der Klärung. |
| Nach Team | Nur Belege des Bearbeiter-Teams. |
| Nach Service-User | Nur Belege des Bearbeiters. |
| Alle anzeigen (Datenzugriff ignorieren) | Alle offenen Belege — die eigenen Datenzugriffs-Beschränkungen des Bearbeiters werden umgangen. |
Nur Belege dieser Belegarten anzeigen grenzt die sichtbaren Belege weiter auf die gewählten Belegart-Regeln ein. Gilt nur, wenn der Pull-Scope nicht eine der beiden „Alle anzeigen"-Optionen ist.
Hinweis: Der Pull-Scope betrifft nur die Sichtbarkeit im Debitoren-Cockpit — er ändert nicht, welche Positionen eine Klärung auto-starten (das regelt die Abgrenzung oben).
Klonen
Ein bestehender Workflow lässt sich klonen (inklusive Eskalationsstufen und After-Effects), um schnell einen ähnlichen zu erstellen und dann anzupassen.
Gut zu wissen
Auto-Start abzuschalten löscht die reinen Auto-Start-Einstellungen (Bearbeiter, Reporter, Scopes) — beim Wiedereinschalten müssen sie neu konfiguriert werden.
Eskalationsstufen müssen streng steigende Tagesschwellen haben; das System sortiert sie automatisch nach Schwelle.
Das Löschen eines Workflows trennt ihn von bestehenden Klärungen (deren Historie bleibt erhalten).