Versand von Kundenanschreiben

Kundenanschreiben gezielt versenden, planen und im Versand überwachen.

In bestimmten Fällen möchten Sie mit Ihrem Debitoren in Kontakt treten, ohne dass dieser ein Mahnschreiben erhält. Mit unserem Kundenanschreiben können Sie beispielsweise über eine Überzahlung informieren, den Kunden auffordern, eine Mitteilung zu einem Sachstand zu übermitteln oder sonstige für Sie relevante Sachverhalte kommunizieren.

Erstellen Sie mit wenigen Klicks ein Kundenanschreiben an Ihren Debitoren. Kundenanschreiben-Vorlagen unterstützen Sie beim Aufsetzen von wiederkehrenden Sachverhalten, sodass Sie bei der Erstellung sich nicht um die Texte/Versandart etc. kümmern müssen. Die Mahnstufe von auf dem Kundenanschreiben aufgeführten Belegen wird nicht durch eine Erstellung/einen Versand beeinflusst.

Kundenanschreiben erstellen und verschicken

• Navigieren Sie unter Debitorenmanagement zu dem gewünschten Kunden

• Klicken Sie unter “Optionen” auf “Kundenanschreiben erstellen”

• Wählen Sie eine bereits erstellte Vorlage aus oder schreiben Sie die Texte neu (wie Sie eine Vorlage anlegen, steht weiter unten im Abschnitt “Kundenanschreiben-Vorlage erstellen”)

• Geben Sie einen Absender des Anschreibens an

• Bestimmen Sie, ob Beleg-Dokumente angehängt werden sollen und bestätigen Sie mit “Weiter” [Hinweis: Beleg-Dokumente können nur ausgewählt werden, wenn diese in Ihrem Account konfiguriert wurden]

• Wählen Sie im nächsten Schritt gegebenenfalls eine Mahngruppe aus und markieren Sie die Belege, die Sie im Kundenschreiben anzeigen möchten

• Geben Sie die Versandart für das Kundenschreiben an, wenn Sie keine Vorlage als Grundlage für die Erstellung genutzt haben

• Überprüfen Sie im nächsten Schritt alle Details des Kundenanschreibens und klicken Sie auf “Jetzt senden”oder “Manuell senden”

• Alternativ können Sie den Vorgang abbrechen und das Kundenanschreiben wird als Entwurf gespeichert

Kundenanschreiben bearbeiten oder verschicken

• Navigieren zu “Kundenanschreiben”

• Klicken Sie auf den entsprechenden Entwurf, den Sie bearbeiten oder verschicken möchten

• Gehen Sie bei der Bearbeitung und dem Versand wie bereits oben beschrieben vor

Hinweis/e:
Die Auswahl zwischen mehreren Mahngruppen steht nur zur Verfügung, wenn der Debitor Belege aus unterschiedlichen Geschäftsbereichen hat. Die Mahngruppe ist im jeweiligen Geschäftsbereich hinterlegt und steuert das Design für die Erstellung des Kundenschreiben.

Kundenanschreiben-Vorlage erstellen

Eine Vorlage legt Texte, Ansprechpartner, Versandart und Beleg-Dokumente für wiederkehrende Anschreiben einmal fest. Bei der Erstellung eines Kundenanschreibens (siehe oben, Schritt 3) wählen Sie die Vorlage nur noch aus.

1. Öffnen Sie Einstellungen › Einstellungsvorlagen › Anschreiben-Vorlagen. Die Liste zeigt Ihre vorhandenen Vorlagen mit Beschreibung, Standard-Versandart, Journaleinträgen auf Anschreiben, Ansprechpartner und Betreff. Über die Schaltflächen “E-Mail” und “Post” in der Spalte Vorschau sehen Sie, wie das Anschreiben je Versandart aussieht.

2. Klicken Sie oben rechts auf “Hinzufügen”.

3. Füllen Sie die Felder aus (Beschreibung der Felder unten). Felder, die mit “Notwendig” gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder.

4. Klicken Sie auf “Speichern”. Die Vorlage steht danach bei “Kundenanschreiben erstellen” zur Auswahl.

Die Felder der Vorlage

• Beschreibung (Pflichtfeld): der Name der Vorlage zur internen Verwendung. Unter diesem Namen wählen Sie die Vorlage später aus.

• Ansprechpartner: wessen Kontaktdaten im Anschreiben stehen. Zur Auswahl stehen “Aktueller Benutzer” (der Benutzer, der das Anschreiben erstellt; voreingestellt), “Hauptansprechpartner der Firma” und “Bestimmter Benutzer” (diesen Benutzer wählen Sie in der Vorlage aus).

• Journaleinträge auf Anschreiben: legt fest, ob das Anschreiben eine Belegliste enthält. “Notwendig”: Die Belegliste wird auf dem Anschreiben angezeigt, und beim Erstellen muss mindestens ein Beleg ausgewählt werden (voreingestellt). “Optional”: Sie können Belege auswählen, müssen es aber nicht; die Belegliste erscheint nur, wenn Sie Belege ausgewählt haben. “Deaktiviert”: Das Anschreiben enthält keine Belegliste.

• Saldo für gruppierte Belege anzeigen: Schalter, der den Saldo für gruppierte Belege im Anschreiben einblendet.

• Standard Versandart: “Per Post senden” und/oder “Per E-Mail senden”. Ist E-Mail aktiviert, können Sie zusätzlich “Bei fehlender oder ungültiger E-Mail-Adresse per Post versenden” einschalten; dann geht das Anschreiben per Post raus, wenn der Kunde keine oder keine gültige E-Mail-Adresse hat. Mit “Ausgewählte Versandmethoden erzwingen” stehen beim Erstellen nur die in der Vorlage ausgewählten Versandarten zur Verfügung; eine andere Versandart kann nicht gewählt werden. Ist zum Beispiel nur “Per E-Mail senden” aktiv, ist Post nicht auswählbar.

• Beleg-Dokumente: Unter “Sollen Beleg-Dokumente an das Kundenanschreiben angehängt werden?” wählen Sie getrennt für E-Mail- und Post-Versand die Beleg-Dokument-Typen aus, die angehängt werden. Es stehen nur Typen zur Verfügung, die in Ihrem Account konfiguriert sind.

• Standardsprache (Pflichtfeld): Sie wird für Kunden ohne hinterlegte Sprache verwendet. Weitere Sprachen fügen Sie über den Link unter dem Feld hinzu. Betreff und Texte pflegen Sie je Sprache in einem eigenen Reiter.

• Betreff (Pflichtfeld): der Betreff des Anschreibens.

• Nachricht Vortext (Pflichtfeld): der Text vor der Belegliste.

• Nachricht Nachtext (optional): der Text nach der Belegliste.

• E-Mail Nachricht (Pflichtfeld): der Text der E-Mail, mit der das Anschreiben verschickt wird.

• Standard Beleg-Filter: Filter für die Belege, etwa nach Status, Buchungskreis, Kundengruppe, Kundentyp, Fälligkeit, Mahnsperrgrund, Mahngruppe, Mahnstopp oder Vertriebseinheit.

Platzhalter in den Texten

In Betreff und Texten können Sie Platzhalter in eckigen Klammern verwenden. Beim Erstellen des Anschreibens ersetzt Bilendo sie durch die Daten des Kunden. Unter dem Textfeld “E-Mail Nachricht” führt der Link “hier” zur vollständigen Liste. Für Kundenanschreiben stehen folgende Platzhalter zur Verfügung:

• Empfängerdaten: [CUSTOMER_NAME] Kundenname · [CUSTOMER_NUMBER] Kundennummer · [CUSTOMER_ADDRESS] Adresse · [CUSTOMER_COUNTRY] Land · [CUSTOMER_TAX_NUMBER] Steuer-Nr. · [CONTACT_WITH_SALUTATION] Name inklusive Anrede des Kontakts · [CONTACT_NAME] Name des Kontakts

• Absender, Ihr Account: [COMPANY] Ihr Firmenname · [COMPANY_EMAIL] Ihre E-Mail-Adresse der Firma

• Absender, Mahngruppe: [DGNAME] Absendername · [DGPHONE] Telefonnummer · [DGEMAIL] E-Mail-Adresse · [DGDESCRIPTION] Beschreibung der Mahngruppe

• Absender, Ansprechpartner (fällt zurück auf den Hauptansprechpartner der Mahngruppe, dann auf den des Accounts): [SENDER_NAME] Name · [SENDER_PHONE] Telefonnummer · [SENDER_EMAIL] E-Mail-Adresse · [SENDER_DETAIL] Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse

• Absender, zugewiesener Benutzer: [ASSIGNED_USER_NAME] Name · [ASSIGNED_USER_PHONE] Telefonnummer · [ASSIGNED_USER_EMAIL] E-Mail-Adresse · [ASSIGNED_USER_DETAIL] Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse

• Inhalt des Dokuments: [TODAY] Heute · [INVOICE_NUMBERS] Belegnummern · [LETTER_DATE_X] Datum des Kundenanschreibens (heute) plus oder minus X Tage

• Zahlung, Bankverbindung: [BANK_NAME] Name der Bank · [BANK_OWNER] Kontoinhaber · [BANK_IBAN] IBAN · [BANK_BIC] BIC/SWIFT · [BANK_SWIFT] SWIFT-Kontonummer · [BANK_ABA] Routing-Nummer · [BANK_BSB_CODE] BSB-Code · [BANK_BSB_ACCOUNT_NUMBER] BSB-Kontonummer

• Formatierung: [Titel](URL) wird in E-Mails zu einem Link auf die URL mit dem angegebenen Titel und in Post-Sendungen zu “Titel (URL)”.

Hinweis: Die Liste der Platzhalter in Bilendo enthält weitere Platzhalter, die ausschließlich für Mahnungen gelten (Datum der letzten Mahnung, Mahndatum plus/minus X Tage, QR-Codes für Zahlungen). Sie sind in Kundenanschreiben nicht vorgesehen.