Inkasso
Inkassoaktionen im Buchungsjournal anzeigen, filtern und nachvollziehen.
Sobald eine Forderung ans Inkasso übergeben wird, beginnt in der Regel ein externer Prozess eines Inkassounternehmens. Damit die ans Inkassounternehmen übergebenen Forderungen in Bilendo korrekt angezeigt werden (Mahnstufe: ‘Inkasso’), können Forderungen manuell mit dem Status ‘Inkasso’ markiert werden. Belege im Status Inkasso erscheinen nicht mehr auf Mahnungen und können je nach Einstellung im Klärungs-Workflow von internen Prozessen ausgenommen werden.
Belege mit dem Status “Inkasso” markieren
Navigieren Sie zum betreffenden Kunden
Klicken Sie unter “Optionen” auf “Belege manuell an Inkasso übergeben”
Wählen Sie die entsprechenden Belege aus und klicken Sie auf “Weiter”
Bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf “Ja, Belege auf den Status “Inkasso” setzen”
Viele Belege gesammelt an Inkasso übergeben (Batch-Aktion)
Die Übergabe lässt sich auch für viele Belege auf einmal auslösen – direkt aus jeder Belegansicht, ohne vorher den einzelnen Kunden zu öffnen. Das eignet sich, wenn Sie Forderungen kundenübergreifend gesammelt an das Inkassounternehmen übergeben, zum Beispiel einmal pro Woche zu einem festen Termin.
Öffnen Sie eine beliebige Belegansicht (globale Belegansicht, Belegansicht eines Kunden oder eine Arbeitsliste) und filtern Sie die Belege, die übergeben werden sollen, zum Beispiel nach Mahnschlüssel oder Custom Fields.
Markieren Sie die gewünschten Belege.
Wählen Sie im Dropdown der Sammelaktionen die Aktion “An Inkasso übergeben”.
Prüfen Sie im Bestätigungsschritt die Anzahl der Belege, die Anzahl der betroffenen Kunden und den Gesamtbetrag, und bestätigen Sie die Übergabe.
Die Übergabe läuft im Hintergrund, auch bei sehr großen Auswahlen. Ein Fortschrittsbalken zeigt, wie viele Belege bereits verarbeitet wurden. Zum Schluss sehen Sie eine Zusammenfassung: erfolgreich übergebene Belege und fehlgeschlagene Belege mit Grund, jeweils nach Kunde gruppiert.
Gut zu wissen
Die Aktion ist nur auswählbar, wenn alle markierten Belege übergeben werden dürfen: Sie dürfen noch nicht im Status “Inkasso” sein und müssen von der Konfiguration des Inkassodienstes zugelassen sein. Ist ein Beleg nicht geeignet, ist der Eintrag ausgegraut und ein Tooltip nennt den Grund.
Die Aktion sehen nur Nutzer mit derselben Berechtigung wie für die manuelle Übergabe.
Umfasst die Auswahl mehrere Kunden, wird automatisch nach Kunde gruppiert und je Kunde eine Übergabe ausgeführt – alles in einem Vorgang.
Läuft für dieselbe Auswahl bereits eine Übergabe, wird sie nicht ein zweites Mal gestartet; Sie werden darauf hingewiesen.
Übergeben Sie Belege zu einem festen Termin (zum Beispiel freitags), wählen Sie sie am besten erst am Übergabetag aus. So werden nur Belege übergeben, die zu diesem Zeitpunkt tatsächlich übergabefähig sind – zwischenzeitlich ausgeglichene Belege sind dann nicht mehr dabei.
Das Rückgängigmachen bleibt eine Einzelaktion pro Beleg (siehe unten); eine Sammel-Rücknahme gibt es nicht.
“Inkasso”-Status wieder rückgängig machen
Navigieren Sie zum Beleg, der mit dem Label “Inkasso” markiert wurde und klicken Sie auf “Anzeigen”
Klicken Sie links bei “Journaleintrag” unter “An Inkasso übergeben” auf “Rückgängig machen”
Nachdem der ursprüngliche Status wiederhergestellt wurde, werden die Mahnungen des Kunden neu berechnet und der Beleg wird unter Umständen wieder in den Mahnungen mit aufgenommen