Rechnungsversand
Versendete Rechnungen im Buchungsjournal einsehen und prüfen.
Neben dem Mahnwesen können Sie auch den Rechnungsversand über Bilendo aussteuern und somit vom Rechnungsversand bis zum Zahlungseingang alle relevanten Prozesse rund um Ihre Forderungen abdecken. Der Rechnungsversand kann optional aktiviert werden. Kontaktieren Sie hierzu Ihren internen Bilendo-Administrator. Der Import der Beleg-Dokumente Ihres Unternehmen gilt als Voraussetzung für den Rechnungsversand.
Die Konfiguration des Rechnungsversands ermöglicht entweder einen manuellen oder automatischen Versand Ihrer Rechnungen.
Automatischer Rechnungsversand
Wenn Sie den automatischen Rechnungsversand in der Modulvorlage aktiviert haben, werden erstellte Rechnungen automatisch importiert und gleich versendet.
Unter “Versendet” sehen Sie alle Rechnungen, die bereits verschickt sind.
Unter “Bereit für den Versand” in “Buchungsjournale” stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
Manueller Versand:
Mit dem manuellen Versand können Sie Rechnungen herunterladen. Diese werden im Anschluss als versendet markiert.
Klicken Sie auf “Optionen” der jeweiligen Rechnung
Wählen Sie “Manuell versenden” aus
Jetzt Senden:
Mit Klick auf “Jetzt senden” wird die Rechnung sofort versendet
Klicken Sie auf “Optionen” der jeweiligen Rechnung
Wählen Sie “Jetzt senden” aus
Schnellvorschau:
Mit der Schnellvorschau können Sie mehrere Rechnungen auswählen und nacheinander versenden. Hierbei können Sie noch einmal die Details der Rechnung kontrollieren und ggf. bearbeiten.
Wählen Sie eine oder mehrere Rechnungen aus
Klicken Sie auf das angezeigte Feld “Optionen”
Wählen Sie den “Schnellvorschau” aus
Versenden oder Überspringen Sie die einzelnen Rechnungen
Versenden:
Mit der Auswahl von mehreren Rechnungen können Sie diese auch gleichzeitig versenden. Diese Versandart ist ähnlich zu “Jetzt versenden”
Wählen Sie eine oder mehrere Rechnungen aus
Klicken Sie auf das angezeigte Feld “Optionen”
Wählen Sie “Versenden” aus
Bestätigen Sie den Versand mit “Jetzt senden”
Unter “Alle Beleg-Dokumente” im “Buchungsjournale” sind alle importierten Beleg Dokumente zusammengefasst.
Beleg Dokumente können ohne Versand importiert werden und als zusätzliche Information oder als Anhang für weitere Mahn- oder Kundenschreiben genutzt werden. In diesem Fall wird im “Buchungsjournale” nur der Bereich “Alle Beleg-Dokumente” angezeigt. Für die Konfiguration und den Import von Beleg-Dokumenten kontaktieren Sie Ihren Bilendo-Ansprechpartner.
Schnellzugriff auf Beleg-Dokumente eines Belegs
Eine Vorschau der importierten Beleg-Dokumente kann über einen Klick auf das entsprechende Icon in der Listenansicht des Belegs erreicht werden.
Beleg-Dokument ersetzen
Wenn ein importiertes Beleg-Dokument fehlerhaft oder nicht mehr aktuell ist, können Sie ganz einfach das vorhandene Dokument austauschen. Navigieren Sie hierzu auf die Detailansicht eines Beleg-Dokuments, die über den Dateinamen in der Listenansicht oder über den Schnellzugriff erreichbar ist.
Anschließend können Sie die Datei ersetzen.
Der Status des Beleg-Dokuments wird durch das Austauschen nicht angepasst. Sollte das Beleg-Dokument bereits versendet sein, ist auch das neue Dokument als versendet markiert.